[2-2-1]: 정보 요구 사항 수집

01. 정보 요구 사항 수집

사용자 요구, 문서, 현행 EA 산출물 등에서

정보 요구 사항을 수집하는 것.

정보 요구 사항을 수집할 수 있는 방법은 다음과 같다.

• 관련 문서
• 사용자 면담
• 워크샵
• 현행 업무 처리 매뉴얼
• 현행 정보시스템 관련 산출물
  

02. 관련 문서

해당 업종의 특성 및 기업 상황 이해에 도움이 되는 자료,

각종 업무 참고자료 및 보고서.

대표적인 관련 문서는 다음과 같다.

• 경영 계획에 관한 자료
• 정보시스템에 대한 자료
• 과거 수행한 컨설팅 보고서
• 전산 처리 업무 매뉴얼
• 실무 업무 자료

관련 문서 수집시 유의해야 할 사항은 다음과 같다.

• 수집된 문서에 대하여 내용을 요약하고, 그 내용을 숙지한다.
• 수집된 문서는 계획 수립 기간, 문서 관리자를 지정한다.
• 수집된 문서는 분류방식을 결정한 후 일정한 장소에 보관한다.
• 수집된 문서는 보통 대외비의 성격이 강하므로, 개인보관을 통제한다.

03. 사용자 면담

업무 요건이나 절차를 조사하기 위하여

2명 이상의 실무자와의 질의응답을 통해 정보를 수집하는 방법.

워크샵과 비교하여 다음과 같은 특성을 가진다.

• 개인적인 면담은 유연성/융통성을 크게 향상시킴
• 적은 시간으로도 면담계획 수립이 용이

면담은 보통 다음과 같은 순서로 이루어진다.

• 계획 및 준비
• 면담 수행
• 결과 분석
• 분석 결과 피드백

1) 계획 및 준비

이 단계에서 수행해야 하는 과제는 다음과 같다.

• 면담 대상자를 고려한 주제선정 및 면담요지 작성/배포
• 면담 대상자가 이해하기 쉽도록 질문을 조절
• 면담 진행 팀 구성

면담요지는 다음과 같은 내용을 포함해야 한다.

• 면담의 취지, 목적, 수행방법, 시간 등
• 프로젝트의 목표, 범위, 기간, 조직
• 해당 부서의 업무 현황 및 계획 (조직 및 인력, 업무현황, 접수된 요구개선사항, 문제점 및 과제)

면담 진행팀은 다음과 같은 역할을 고려하여 편성한다.

• 면담자 : 면담 대상자에게 질문하는 역할
• 기록자 : 면담 내용(여담 포함)을 여과없이 적는 역할, 면담 종료시 주요내용 확인.
• 관찰자 : 면담이 정상적으로 진행될 수 있도록 통제, 보충질문, 면담결과 판단

면담 대상자는 다음 사항을 고려하여 선정한다.

• 해당 업무에 대한 명확한 해설을 할 수 있는 대상을 선정.
• 정보화에 대한 의견이 서로 다를 수 있으므로, 2명 이상을 선정.

면담 일정은 다음 사항을 고려하여 선정한다.

• 대상자의 지원을 얻은 후, 먼저 사용 가능한 관련 문서자료를 요청.
• 면담 일정은 하향식으로(관리자->실무자) 잡는다.
• 한 면담에 많은 시간을 잡지 않는다.
• 하루에 많은 면담을 잡지 않는다. 

면담 준비는 다음과 같이 실시한다.

• 먼저, 면담 대상자의 기능, 경력, 역할에 대하여 조사한다.
• 도표를 미리 작성하여, 상위 관리자와 실무 관리자에게 전파한다.
• 면담 실시 30분 전, 최종적인 준비를 완료한다. 

2) 면담

면담 시, 다음 프로세스를 따른다.

• 면담자는 준비된 면담 요지에 따라 면담을 진행하며 내용을 기록한다.
• 기록자는 면담 내용(여담 포함)을 여과없이 기록한다.
• 질문 시에는 개방적 질문을 사용한다.
• 엔터티 관계도나 업무 기능 계층도같은 자료를 활용한다.

면담 시, 다음 사항을 고려한다.

• 면담 시간을 준수한다.
• 면담 대상자가 원하는 사항에 대해서 비밀보장을 약속한다.
• 면담 주제에 대한 범위를 준수한다.
• 면담 대상자가 올바르지 못하다고 판단될 경우, 면담을 중지한다.
• 면담 대상자가 비협조적인 경우, 면담자가 지적 후 응답을 유도한다.
• 기록자는 면담내용을 가능한 한 완전하게 기록해야 한다.  여백도 확보한다.
• 잘못된 선입견을 배제하고, 면담 대상자의 관점에서 다시 질문한다.

3) 분석

분석 시 다음 프로세스를 따른다.

• 면담에 대한 답변을, 서로 합의한 표준포맷에 맞춘다.
• 면담 팀 전원이 모여 주요 이슈를 정리한다.
• 분석 결과를 업무의 수행목적, 생성정보, 필요정보 등으로 분류한다.
• 의문사항/추가사항은 확인 후, 추가면담을 실시한다.

4) 피드백

피드백 시, 다음 프로세스를 따른다.

• 면담 대상자에게 면담 결과가 올바른지 승인을받는다.
• 면담 대상자가 수정을 요청할 경우, 의견을 추가기록한다.
• 일정상 피드백이 곤란한 경우, 현업 실무자 전원을 대상으로 워크숍을 진행한다.

04. 워크샵

특정 목적을 달성하기 위하여 전문 진행자의 진행 아래

현업부서와 전산부서 측의 주요 구성원들이 함께 참여하는 회의.

워크샵의 목적은 다음과 같다.

• 현업, 전산부서 측의 공통된 의견을 도출해야 할 때.
• 공통적인 질문을 여러번 하는 비용을 아끼기 위해.

워크샵은 다음과 같은 순서로 진행된다.

• 워크샵 과제 선정과 계획 수립
• 참가 대상자 선정, 선행교육 및 킥오프 수행
• 워크샵 준비 (필요자료, 설비, 물품)
• 워크샵 장소 선정
• 워크샵 기간 선정 및 프로그램 준비

1) 워크샵 개시

워크샵 개시 시, 다음과 같은 과제를 수행한다.

• 워크샵의 시작을 알리고, 간략한 인사의 말을 한다.
• 부수적인 항목(편의시설 위치, 흡연구역 등)에 대해서 공지한다.
• 일정을 확인한다.

2) 워크샵 수행 준비

워크샵 수행 준비 시, 다음과 같은 과제를 수행한다.

• 워크샵의 목적과 접근 방법의 개요를 설명한다.
• 사용자로 하여금 워크샵의 목적을 재확인한다.
• 워크샵 기간 동안 작업을 수행하기 위한 기법들을 습득한다.

3) 워크샵 시작

워크샵 수행 시, 다음과 같은 과제를 수행한다.

• 구체적인 워크샵 수행 방식은 형태, 목적에 따라 다르게 수행한다.
• 워크샵의 목적에 맞게 진행될 수 있도록 조정하고 관찰한다.
• 세부적인 진행방법 등은 기법을 이용한다.

4) 워크샵 종료

워크샵 종료 시, 다음과 같은 과제를 수행한다.

• 진행 일정을 확인하고, 진행 사항을 요약한다.
• 워크샵 과정에서 도출된 요구사항을 요약/공유하고 승인받는다.

05. 현행 업무 조사서

현재 업무에 대한 설문조사를 실시한다.

설문조사 시, 다음과 같은 사항에 유의한다.

• 전체 부서에 대하여 동일한 기준으로 조사한다.
• 동일한 업무를 수행하는 부서가 여러개인 경우, 표본추출이 가능하다.
• 업무 조사서는 단순하고 이해하기 쉬워야하며, 작성표본을 첨부하여 배포한다.
• 돌발 상황이 일어날 가능성도 일정 계획에 반영한다.
• 결과를 일정한 포맷으로 기록하여, 향후 작업에 도움이 되도록 한다.

06. 현행 프로그램 / 데이터 관련 문서

현행 시스템에 대한 자료를 수집한다.

관련 문서 수집 시, 다음과 같은 프로세스를 거친다.

• 현행 시스템 프로세스의 구조는, 비교분석이 용이하도록 계층적 구조로 표현한다.
• 현행 데이터 저장소 구조를 파악하여 현행 데이터 구조를 이해한다.